bios® Asset.


(Onderzoek van adviesbureau en accountantskantoor Deloitte)

Niet alleen de inkoop maar vooral het inventarisbeheer en het permanente management van de gebruikte hard- en software werd in de afgelopen jaren steeds complexer, onoverzichtelijker en ging vergezeld van een grootscheepser aanpak voor de bedrijven. Voor een professionele inventarisbeheer ontbreekt het vaak aan tijd en kennis. Ook een gedeeltelijk handmatige registratie en beheer van de gebruikte voorwerpen is nauwelijks zonder fouten of naadloos te realiseren.

 

 
 

All inclusive.

bios® Asset is een modulair opgebouwd, voordelige IT-Asset Management-oplossing die de inkoopproces optimaal geïntegreerd. Op basis van de desbetreffende elektronische factuurdocumenten boekt Bechtle volledig automatisch alle bestelde goederen en diensten direct in één centrale database als assets per klant. Naast de productbeschrijving boekt het programma automatisch de serienummers en alle belangrijke bestel- en factuurgegevens. De factuur wordt aan iedere asset als xml-bestand toegewezen en zichtbaar gemaakt. Elk bedrijf is in staat om deze gegevens door individuele informatie aan te vullen, zoals gebruikers, werkplekken en kostenplaatsen. Bovendien is het mogelijk om de hele, in het bedrijf aanwezige IT-inventaris te importeren, te beheren en te analyseren.

 
 
 
Een overzicht krijgen.

Dat betekent dat bios® Asset de inventarisinformatie van klanten tegelijk in nuttige Asset Management-gegevens converteert. Het grote voordeel: het is mogelijk om de invoering van nieuwe technologieën en van de bijhorende lifecycles tijdbesparend te plannen, de efficiency van de IT-ressources te maximeren en de grootste kostenposten van de IT-kosten te analyseren. Via de omvattende Asset Management-functies zijn informatie over de hele hardware en software technologie in het bedrijf beschikbaar. Deze informaties zijn niet alleen voor de IT-afdeling maar ook voor de inkoop- en controlling afdeling belangrijk. Complexe processen zoals de levenscyclus van hardware - planning van de inkoop, financiering, inkoop, distributie, beschikbaarstelling, onderhoud tot verwijdering - kunnen vanaf nu altijd weergegeven en geoptimaliseerd worden.

 
Functieomvang bios® Asset basis module.

• Reporting (inventaris en kostenrapport)
• Import van organisatiegegevens (kostenplaatsen, personen, bedrijfsgroepen, afdelingen)
• Import van inventarisgegevens voor een volledige weergave van de infrastructuur (aanwezige assets en licenties)
• Inventarisbeheer, change management, IMAC-processen
• Invoer van interne IT-verrekeningstarieven (activiteiten) per asset en werkplek
• Export van gegevens naar andere systemen (bv. voor de toerekening van kosten)

 
Extra functies voor IT-controlling.

De in de basis module geïntegreerde functies van IT controlling bieden u transparantie over uw kosten en prestaties alsmede volgende belangrijke tools:
• Weergave van activiteiten
• Omvattende standard reporting incl. export functies (CSV, PDF)
• Omvattende filtermogelijkheden voor de rapporten
• Mogelijkheid om klantspecifieke rapporten te maken
• Grafische weergave van rapporten (staafgrafiek enz.)

 
Extra module Licenties.

Software Asset Management (SAM) wordt steeds belangrijker! Bepalingen zoals Sarbanes Oxley (SOX), Basel II alsmede de persoonlijke aansprakelijkheid van zaakvoerders hebben hiertoe bijgedragen.

Door een globaal licentiebeheer is het mogelijk om naast de zekerheid voor licenties ook een aanzienlijk kostenpotentieel te ontdekken en te realiseren. Om die reden is het licentiebeheer in bios® Asset ingedeeld in drie categorieën:
• Beheer van licentiecontracten
• Software catalogus
• Compliance check

Met behulp van de contractmanager kunt u uw licentiecontracten weergeven en documenteren. De van Bechtle gekochte licenties worden hierbij automatisch als software assets geregistreerd en aan de in de extra module 'licentie' aangemaakte licentiecontracten toegewezen. Op die manier heeft u een online overzicht van de gekochte licenties per contract. Beschikbare licenties kunnen via een CSV-bestand worden geïmporteerd.

Door de import van gedefinieerde gebruiksgegevens uit uw scantool wordt het daadwerkelijk gebruik op de pc’s vastgesteld en naar de centrale licentie software catalogus geïmporteerd. In aansluiting daarop worden de scan resultaten in deze centrale software kennisbank geanalyseerd en geëvalueerd. Het resultaat is een koppeling van de gegevens over software producten met informatie over de licenties. Niet bekende software informatie wordt in een extra lijst weergegeven.

De niet bekende „softwarepakketten“ worden door u of desgewenst door Bechtle gevalideerd en beoordeeld. In aansluiting daarop wordt het gedefinieerde gebruik op basis van de scan gegevens aan de pc’s (die via bios® Asset worden gecreëerd) en werkplekken toegewezen. De licentiemanager controleert en stelt vast welke installatiepakketten de verplichte licenties laten zie. Derhalve wordt een tekort resp. overschot aan licenties voorkomen. In geval van een tekort heeft u de mogelijkheid om via bios®-bestellingen de licentie pools aan te vullen en dus een juiste licentieverlening te waarborgen.

Op die manier bent u op de hoogte van de beschikbare licenties en de bijhorende koopcontracten, werkplekken en softwarepools in uw onderneming. Door de mogelijkheid om de kostenposten van iedere werkplek vast te stellen kunnen de kosten voor licenties dienovereenkomstig worden aangepast.

 
Extra module Leasing.

Met de aanvullende module Leasing hebt u uw leasingactiviteiten in de hand! Hiervoor zijn volgende functies beschikbaar:
• Beheer van leasingcontracten
• Vrijgave en toewijzing van facturen voor leasingcontracten
• Bestand per leasingcontract
• Contract analyse, einde contract
• Betalingsplan
• Diverse kosten- en bestandsanalyses
• Afhaal orders / end-of-lease processen

 
Extra module Servicedesk.

De servicedesk coördineert processen en communicatie tussen uw gebruikers en uw IT-organisatie. Met een volledig geïntegreerd, omvattend ticketsysteem staat u een ideaal gereedschap voor het meten van kwaliteit ter beschikking.

Overzicht van de belangrijkste functies van de servicedesk:
• Afhandeling en beheer van tickets
• Tracking van alle ticket-acties
• Taken maken (taken van een ticket)
• E-mailbericht bij statuswijziging van een ticket